Quando si tratta di organizzare un evento importante, soprattutto per un’azienda, si possono avere dei dubbi e alcune difficoltà. Per questo motivo, una guida su come organizzare una convention aziendale perfetta può essere molto utile per evitare di commettere errori e ottenere un ottimo risultato.
Le convention aziendali sono molto importanti per una attività: mostrano i risultati ottenuti, spronano a fare meglio, premiano i dipendenti che hanno maggiormente contribuito al successo dell’azienda e così via. Ecco, quindi, che sapere come fare per renderle perfette aiuta non poco chi ne deve organizzare una.
In primo luogo si deve fare una distinzione: si tratta di un evento solo per interni o vi prenderanno parte anche i clienti? Nel secondo caso, l’organizzazione dovrà essere più meticolosa e dovrà prendere in considerazione anche l’accoglienza di persone esterne all’azienda.
I consigli su come organizzare una convention aziendale perfetta
Sebbene possa sembrare un qualcosa di complesso, ci si può facilitare la vita affidando questo compito a degli esperti del settore. Esistono, infatti, apposite applicazioni per eventi che permettono di gestire diverse fasi degli stessi. Si va, ad esempio, dal check-in e dalla registrazione dei partecipanti all’evento alla somministrazione di sondaggi sulla soddisfazione e così via.
Un valido aiuto, specialmente nel caso in cui la convention preveda un alto numero di partecipanti che sarebbe altrimenti difficile da gestire.
Soprattutto quando alla convention prendono parte anche clienti e persone esterne all’azienda, questo può trasformarsi in un momento perfetto per fare una buona azione di marketing così importante per chi ha una attività di qualsiasi tipo.
Naturalmente, ancor prima di iniziare a pensare a questi aspetti è importante cercare e trovare la location per una convention aziendale. Su questa scelta influirà il numero di partecipanti e la tipologia di evento che si deve mettere in piedi. Se si tratta di un qualcosa che vede coinvolti solo i dipendenti sarà possibile anche fare la convention in loco, sfruttando qualche spazio dell’azienda pensato per proprio per riunioni, convention e così via. Se, invece, si ha da organizzare un evento che ha come ospiti anche esterni, allora si potrebbe optare per qualcosa di diverso e di più grande, così da permettere a tutti di stare comodi.
Bisognerà poi attrezzare la sala con tutto ciò che serve per ospitare un numero più o meno cospicuo di persone e, pertanto, sarà necessario capire se è necessario acquistare altre sedie o poltrone. In alternativa, se ci si affida a dei professionisti del settore questi ultimi saranno in grado di individuare la location perfetta per il numero di partecipanti previsti.
Non solo. Si deve anche pensare all’accoglienza e, quindi, a hostess e stewart e questo soprattutto quando si tratta di un evento aperto anche agli esterni. Grazie alle applicazioni di cui si è suggerito l’utilizzo in precedenza sarà possibile anche andare a fare il check in dei partecipanti, permettendo loro di iscriversi all’evento così da avere diritto a prendervi parte.
A tal proposito si deve ricordare che è necessario essere sempre preparati sulla conservazione dei documenti digitali che, come tutti gli altri tipi di documenti, devono essere appositamente conservati e tutelati poiché contengono diversi dati sensibili.
Come si vede, se ci si affida a chi di dovere, organizzare una convention non sarà così difficile come sembra all’inizio. Si tratta di un evento importante che come tale va trattato e organizzato, ma tutto si semplifica se si scelgono i partner giusti.