Come approcciare correttamente la conservazione sostitutiva
La rivoluzione informatica degli ultimi 30 anni ha letteralmente sconvolto il mondo del lavoro, e non solo, la tecnologia è entrata nelle nostre case, sempre più smart e connesse,e ma la realtà vede anche che ci sono molte aziende che per un motivo o per l’altro sono meno tecnologiche di un appartamento di famiglia.
Per la conservazione sostitutiva dei documenti è la stessa cosa, alcune aziende non sono pronte o la fanno male.
In molti sono ancora ancorati alla produzione di documenti fisici, cartacei, e quindi all’archiviazione cartacea creando archivi che occupano spazio, difficili da consultare e a rischio deperibilità nel tempo.
Con l’avvento recente della fattura elettronica obbligatoria la conservazione digitale è diventata un passo quasi naturale da fare, ma cosa significa in realtà passare ad una conservazione digitale?
Una corretta conservazione documentale deve garantire alcuni passaggi fondamentali:
- Protocollare i documenti, sia del ciclo attivo che passivo
- Categorizzare i documenti per una efficare correlazione tra di essi
- Garantire l’integrità degli archivi e la loro sicurezza
- Essere di veloce nella consultazione
- Consentire l’accesso con il rispetto delle norme di privacy
- Essere a norma di legge
Conservazione sostitutiva, come attrezzarsi?
Una azienda, per affrontare con efficacia un progetto di archiviazione documentale digitale deve saper far fronte ad alcuni passaggi obbligati, come ad esempio la nomina di un responsabile interno, ma vediamo meglio per punti cosa bisogna fare:
- Nominare un Responsabile della Conservazione
- Progettare l’intero processo di conservazione sostitutiva
- Documentare il tutto in un manuale della conservazione
- Trovare un ente accreditato che certifichi il tutto
Abbiamo accennato alla nomina di un responsabile, ma vediamo meglio questa figura.
Cosa fa il responsabile della conservazione sostitutiva?
Gli obblighi del responsabile della conservazione sono molti, e sono regolati dal DPCM 3 dicembre 2013, nelle Regole Tecniche del Sistema di Conservazione.
In particolare, il responsabile dovrà stabilire quali saranno le caratteristiche tecniche del sistema informativo adottato dall’azienda, dovrà redigere (o almeno fare da supervisore, suvvia) il manuale della conservazione, fare in modo che la sicurezza dell’archivio sia garantita, gestendo quindi gli accessi, deve garantire che il tutto segua le norme vigenti in materia.
Un altro compito importante del responsabile della conservazione è che al momento in cui viene generato un cosiddetto pacchetto di distribuzione, lo deve sottoscrivere con la sua firma digitale o firma elettronica qualificata.
Ok, il responsabile della conservazione ha un sacco di oneri, ma deve fare tutto lui?
No, può anche delegare, e anche qui lo stabilisce il DPCM all’art.6 punto 6, che recita esattamente così:
Il responsabile della conservazione, sotto la propriaresponsabilita’, puo’ delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o piu’ soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attivita’ ad essi delegate.
Tale delega e’ formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.DPCM 3 dicembre 2013 – art.6 punto 6
L’AgID, agenzia per l’Italia Digitale ha poi aggiunto che in caso di conservazione documentale in outsourcing, la sola delega del servizio di Conservazione può essere affidata esternamente.
Conservazione digitale, come fare
Passare da un archiviazione tradizionale ad una gestione documentale digitale non è semplice, ma vediamo di chiarire come approcciarsi correttamente.
Innanzi tutto bisogna dotarsi di un software per l’archiviazione documentale, cioè che segua tutto il flusso documentale, compresa l’archiviazione finale dei documenti.
In secondo luogo, per non sprecare spazio e tempo, facciamo in modo di archiviare quello che effettivamente ha senso conservare, garantendo che i documenti rispettino gli standard previsti dal processo.
Ultimo ma non ultimo, in fase di archiviazione bisogna categorizzare i documenti per una più facile consultazione e correlazione con documenti affini.
Ad esempio una fattura del fornitore XYZ dovrà appartenere almeno alle categorie seguenti:
- Fatture fornitori
- Ciclo passivo
- Fornitore XYZ
Tutto questo faciliterà la successiva consultazione del documento o di un gruppo di documenti che rispondano ad una determinata query.
Accennavamo prima ai “pacchetti di distribuzione”, vediamo ora meglio di cosa si tratta.
Il processo di conservazione
Un sistema di conservazione sostitutiva si basa su tre fasi distinte con la creazione di pacchetti:
- i pacchetti di versamento
- i pacchetti di archiviazione
- i pacchetti di distribuzione
Il pacchetto di versamento, detto SIP, viene inviato al sistema di conservazione dal produttore stesso del documento.
A sua volta, il SIP, viene elaborato in un pacchetto di archiviazione ed infine il pacchetto di distribuzione è quello che arriva ad un utente quando vuole consultare un documento archiviato.
In sintesi quindi ricordiamo che la conservazione sostitutiva può essere fatta in house oppure in outsourcing, ed una delle figure fondamentali dell’interno processo è il responsabile della conservazione sostitutiva.