La dematerializzazione consiste in un processo che progressivamente incrementa la digitalizzazione della gestione dei documenti, una soluzione che sia aziende pubbliche che private stanno sempre più intraprendendo con l’obiettivo di sostituire tutta la documentazione amministrativa tradizionale e convertirla in materiale elettronico. La strada è quella della semplificazione dei processi organizzativi, dove figure esperte come Savino Solution, sono sempre più richieste per supportare la realizzazione di questo processo.

Molte statistiche hanno dimostrato come l’uso della documentazione cartacea nel tempo assorba le attività del lavoratore, sia per ciò che riguarda la produzione della contrattualistica dei rapporti con la clientela, per ciò che concerne i contratti di lavoro per le risorse umane, tanti documenti sono prodotti per gli ordini, per la logistica, tutti ambiti tra i quali sempre più si fa strada la necessità di migliorarne l’efficienza e la gestione, per diminuire la probabilità di errore, spesso derivante dalle attività “analogiche”. In questo frangente la tecnologia diventa essenziale attraverso la conservazione sostitutiva, che permette di gestire i dati digitali in maniera semplificata.

Conservazione o Archiviazione Sostitutiva: i processi organizzativi

Quando si parla di conservazione sostitutiva dei documenti, si parla di una vera e propria evoluzione normativa e tecnologica, che a partire dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica, le aziende si sono sempre più relazionate attraverso procedure digitali, che hanno determinato un cambiamento epocale, che traspare attraverso l’incremento degli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management”.

L’Archiviazione Sostitutiva è un procedimento gestito da figure competenti sia di materie giuridiche che di materie informatiche e sono pronte a portare avanti la dematerializzazione della documentazione, con lo scopo di semplificare le operazioni aziendali.

La scansione dei documenti cartacei permette la conversione dei dati in digitali, una soluzione che via via velocizza le pratiche aziendali e favorisce la ricerca di specifiche informazioni, mediante l’uso dei metadati, processati da appositi software e CMS (Content Management System), che avviano l’elaborazione seguendo le regole della normativa italiana ed europea.

Il flusso di lavoro della Conservazione Sostitutiva

Con lo scopo di favorire la gestione e l’organizzazione di documenti digitali, ai quali deve essere attribuito il giusto valore legale e probatorio, l’archiviazione digitale diviene fondamentale e si applica attraverso tre principali fasi: il versamento o acquisizione, l’archiviazione e la conservazione o distribuzione.

Acquisizione o versamento: in questa fase avviene la conversione del documento cartaceo in digitale, attraverso l’utilizzo di scanner e dispositivi ottici, in generale. Una volta digitalizzato il documento viene sottoposto a verifica, sia per ciò che concerne gli aspetti tecnici, sia per ciò che riguarda gli aspetti normativi. In conclusione il “rapporto di versamento” viene stilato e firmato dal responsabile della Conservazione Sostitutiva.

Gestione del documento: processo di elaborazione eseguito dai software gestionali, appositamente ideati per l’attività di archiviazione digitale, che come normativa vuole deve rispettare specifiche regole del sistema di conservazione. Anche in questo caso segue la firma del responsabile, abbinata alla marca temporale.

Conservazione sostitutiva o conservazione digitale: è questa la fase che conferisce valore legale, civile e fiscale ai documenti elettronici, che potranno essere forniti in caso di richieste e ricerche specifiche.

Controllo delle attività per la Conservazione Sostitutiva o Conservazione Digitale

Chi si fa carico del controllo di tutto il processo è il responsabile dell’Archiviazione Sostitutiva, che, come nel caso di Savino Solution, si assume le responsabilità regolamentate dall’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”, con l’obiettivo di favorire l’innovazione tecnologica, l’efficienza, l’operatività e la semplificazione dei processi aziendali.

La documentazione elettronica, attraverso queste procedure, può essere equiparata a quella cartacea e, assumendone la stessa validità, consente di risparmiare sui costi di gestione, della stampa, dello stoccaggio e dell’archiviazione.